Определитель услуг
Воспользуйтесь автоподбором услуги за 4 шага
Все примеры
  1. Roivix
  2. › 
  3. Кейсы
  4. › 
  5. Электронный документооборот
Найти за одну минуту: как организовать хранение документов?

Представьте ситуацию. Вам на встречу нужно взять бумажную версию договора. Будучи в полной уверенности, что вы знаете, где хранится нужный договор, вы не беспокоитесь об этом до начала встречи. И вот за 5 минут до назначенного времени вы в полной боевой готовности «Пришел! Увидел! Победил!» двигаетесь в сторону переговорной комнаты, предварительно завернув туда, где, думаете, лежит нужный договор — но его там нет. Нет и все тут. Более того, нет его и в других подходящих для этого местах: бухгалтерии, кабинете директора. Вы застываете от комичности и фатальности всей ситуации, а затем начинаете метаться, буквально перерывая весь офис в поисках. На переговоры вы приходите с 20 минутным опозданием, порядком растрепанным и без договора…
Это единичный пример, из тех, что несут неприятности относительно не большого масштаба. А как быть, если не нашелся бумажный документ в процессе аудита, либо еще хуже налоговой проверки?

Ситуация

Украинский офис международной компании столкнулся с проблемой организации правильного хранения бумажных документов. В силу большого числа входящих документов, они поначалу надолго складировались стопками на столах менеджеров. Сортировка и перемещение в место хранения осуществлялась, как правило, стихийно. Иногда, чтобы найти нужный документ, необходимо было пересмотреть все «стопки» на столах у менеджеров. Отследить местонахождение документа было сложно. Классифицированные документы хранились в папках по основным типам документов. Существовала путаница с отнесением документа к тому или иному типу, вследствие чего в папках часто была пересортица, документы же не подпадающие под типовую классификацию могли вообще быть подшиты в любую папку на усмотрение и по логике сотрудника. В результате поиск нужного документа превратился в длительный, трудоемкий и подчас безрезультатный процесс.

Решение

Специалисты Roivix:

  • Разработали номенклатуру видов документов для классификации всех входящих документов
  • Сформулировали правила формирования дел, разработали номенклатуру дел
  • С учетом существующего документооборота определили и ввели периодичность дел
  • Создали оптимальную структуру оперативного хранения документов
  • Подобрали необходимые средства хранения от папок нужного типа и размера до стеллажей и шкафов
  • Разработали и ввели маркировку средств хранения
  • Разработали регламент передачи документов на постоянное хранение

На заметку

  • Выбирайте средства для хранения документов, исходя из объема и требований вашего документооборота. Прежде чем приступать к поиску и покупке стеллажей/шкафов  четко представьте, какой они должны быть конфигурации и вместимости. Покупайте то, что устроит вас, вместо того, чтобы потом пытаться втиснуть документы в уже купленный стеллаж/шкаф
  • Не экономьте на папках и мебели для хранения в ущерб удобству и соответствию требованиям вашего документооборота. Их более высокая стоимость окупится экономией времени ваших сотрудников, нужного для организации хранения и поиска документов
  • Правильно организуйте хранение документов в самих папках, это также позволит заметно ускорить поиск:
    • каждый отдельный документ в папке следует хранить в файле, это позволит в разы сократить время перелистывания страниц папки в процессе поиска
    • разделы папки размечайте заметными маркерами — это могут быть цветные страницы, либо же выходящие за верхние края страниц документов закладки с названиями разделов
  • Регулярно проверяйте соблюдение введенных процедур по хранению документов: установите периодичность проверок, о чем проинформируйте всех сотрудников, имеющих отношение к обработке документов
  • Контролируйте копии, их стоит выделять среди остальных документов особо заметным образом как напоминание об отсутствии оригинала, например с помощью тех же закладок, выходящих за верхние края страниц документов, особо «бьющего по глазам» цвета (красный, оранжевый, ярко розовый, пр.)
  • Отслеживайте и фиксируйте движение документов в компании, идеально — если этот процесс будет автоматизирован, в крайнем случае с такой задачей можно справиться давно известным и действенным методом — путем создания реального журнала движения документов
  • Сократите количество мест оперативного хранения — в идеале оно должно быть одно. Чем меньше таких мест, тем вероятнее, что ни один документ не будет утерян
  • Регулярно передавайте документы на архивное хранение, не допускайте переполнения места оперативного хранения, оно рассчитано на определенный объем документов, в противном случае поиск нужного документа может затянуться из-за перекладывания лишних папок
Результат
  • Благодаря проведенной работе эффективно организован процесс оперативного хранения документов компании, процедуры обработки и передачи на хранение документов стали прозрачными и понятными, и как следствие — легко выполнимыми сотрудниками
  • Движение документов стало предсказуемым, исчезла пересортица документов, каждый документ обрел свое место и стал легко доступен для нахождения
  • Существенно сократилось время поиска нужных документов, теперь поиск нужного документа стал возможен без помощи и вовлечения других сотрудников и пересмотра документов на столах менеджеров; как следствие — сотрудники перестали отвлекаться от основной работы на поиски документов
Мы в соцсетях
Возможно, вас также
заинтересует раздел «Что делаем»
Вы можете получить бесплатную предварительную консультацию наших специалистов, а также ответ на любой вопрос, относящийся к сфере нашей деятельности. Мы обязательно ответим вам в течение двух рабочих дней.
X
Заказ первичной консультации
Ваше имя
Телефон или e-mail
Сфера деятельности
Любая
дополнительная
информация
Предварительный анализ мы проведем бесплатно.
Наши специалисты обязательно свяжутся с вами в течение одного-двух
рабочих дней. Мы обязуемся не разглашать отправленные вами сведения.
Возмущение плотности перпендикулярно. Примесь вращает элементарный осциллятор даже в случае сильных локальных возмущений среды. Излучение, если рассматривать процессы в рамках специальной теории относительности, мономолекулярно стабилизирует тангенциальный лептон.