Скажите честно, случалось ли Вам объясняться с системным администратором матами?!
Как часто Вы раздражаетесь: «Да я бы в десять раз быстрее руками это набрал, чем пытался сканировать!.. Столько денег выкинули на эти махины и ничего толком не работает!», обвиняя отдел IT в снижении продуктивности Вашей деятельности и потере ценнейшего времени? Пьете кофе, успокаиваетесь, берете нервы в кулак… и снова приступаете все к той же работе, тихо ненавидя ее.
В наш век информационных технологий, всеобщей автоматизации и электронного обмена документами, ведением электронного архива документов никого не удивишь. Другое дело удивить удобством, скоростью и отлаженностью этого процесса! Как же этого добиться?

Ситуация

Руководство международной компании столкнулось с проблемой своевременной обработки бумажных документов украинским офисом. Объем документов был относительно небольшим, порядка 3000 документов в месяц, однако по причине высокой загрузки своими непосредственными обязанностями, сотрудники обрабатывали документы по принципу «последней очереди». Имела место большая пересортица текущих документов, дублирование версий, утеря. Ситуация в корне не устраивала руководство, поскольку оно было изолировано от документооборота офиса, а следовательно, не могло получать актуальную информацию о состоянии дел и в полной мере «держать руку на пульсе», что в определенный момент грозило стать причиной возникновения проблем.

Решение

Специалисты Roivix:

• проанализировали и составили схему документооборота компании
• подобрали максимально отвечающее потребностям заказчика программное обеспечение
• интегрировали аппаратное и программное обеспечение с разработанным сотрудниками Roivix наиболее рациональным для данных условий механизмом электронного документооборота
• успешно запустили процесс обработки документов в работу:
  • поэтапно проанализировали технику обработки документов с вовлеченными сотрудниками, объяснив суть и особенности каждого этапа
  • провели обучение сотрудников рациональной и эффективной работе с выбранным аппаратным и программным обеспечением

На заметку

• К автоматизации процесса обработки документов нужно подойти осознанно. Это значит, что, прежде чем давать задание системным администраторам, найти подходящее ПО и сканер, нужно понять - в чем собственно состоит задача автоматизации? Какие объемы документов необходимо обрабатывать ежедневно, как происходит процесс обработки, сколько сотрудников вовлечено, т.д. Правильное понимание существующего процесса, прежде всего вами, позволит избежать бездумных и пустых трат
• Следует детально задокументировать процесс обработки документов, а еще лучше, для наглядности, нарисовать схему. Только так вы сможете взглянуть на процесс глобально и со стороны, увидеть узкие места и особенности
• Необходимо ввести и пользоваться классификацией документов. Приучите сотрудников разбираться в классификации и применять на деле для всех входящих документов – без классификации создать грамотный электронный архив не получится
• Выбирайте оборудование с обязательным тестированием, не полагайтесь на описание характеристик от производителя. Так, качество изображения при требуемой скорости сканирования может вас сильно разочаровать с точки зрения последующей обработки. Либо получение изображения подходящего качества потребует в разы больше времени, чем заявлено производителем
• Толково организуйте условия для работы сотрудника, который будет обрабатывать документы. Это важный момент, который упускают многие. В конечном счете, оборудование всегда работает с определенной скоростью, а вот скорость работы сотрудника напрямую зависит от эргономики его рабочего места