Определитель услуг
Воспользуйтесь автоподбором услуги за 4 шага
Все примеры
  1. Roivix
  2. › 
  3. Кейсы
  4. › 
  5. Электронный документооборот
2,5 минуты на документ: автоматизация обработки документов

Скажите честно, случалось ли Вам объясняться с системным администратором матами?!
Как часто Вы раздражаетесь: «Да я бы в десять раз быстрее руками это набрал, чем пытался сканировать!.. Столько денег выкинули на эти махины и ничего толком не работает!», обвиняя отдел IT в снижении продуктивности Вашей деятельности и потере ценнейшего времени? Пьете кофе, успокаиваетесь, берете нервы в кулак… и снова приступаете все к той же работе, тихо ненавидя ее.
В наш век информационных технологий, всеобщей автоматизации и электронного обмена документами, ведением электронного архива документов никого не удивишь. Другое дело удивить удобством, скоростью и отлаженностью этого процесса! Как же этого добиться?

Ситуация

Руководство международной компании столкнулось с проблемой своевременной обработки бумажных документов украинским офисом. Объем документов был относительно небольшим, порядка 3000 документов в месяц, однако по причине высокой загрузки своими непосредственными обязанностями, сотрудники обрабатывали документы по принципу «последней очереди». Имела место большая пересортица текущих документов, дублирование версий, утеря. Ситуация в корне не устраивала руководство, поскольку оно было изолировано от документооборота офиса, а следовательно, не могло получать актуальную информацию о состоянии дел и в полной мере «держать руку на пульсе», что в определенный момент грозило стать причиной возникновения проблем.

Решение

Специалисты Roivix:

  • проанализировали и составили схему документооборота компании
  • подобрали максимально отвечающее потребностям заказчика программное обеспечение
  • интегрировали аппаратное и программное обеспечение с разработанным сотрудниками Roivix наиболее рациональным для данных условий механизмом электронного документооборота
  • успешно запустили процесс обработки документов в работу:
    • поэтапно проанализировали технику обработки документов с вовлеченными сотрудниками, объяснив суть и особенности каждого этапа
    • провели обучение сотрудников рациональной и эффективной работе с выбранным аппаратным и программным обеспечением

На заметку

  • К автоматизации процесса обработки документов нужно подойти осознанно. Это значит, что, прежде чем давать задание системным администраторам, найти подходящее ПО и сканер, нужно понять - в чем собственно состоит задача автоматизации? Какие объемы документов необходимо обрабатывать ежедневно, как происходит процесс обработки, сколько сотрудников вовлечено, т.д. Правильное понимание существующего процесса, прежде всего вами, позволит избежать бездумных и пустых трат
  • Следует детально задокументировать процесс обработки документов, а еще лучше, для наглядности, нарисовать схему. Только так вы сможете взглянуть на процесс глобально и со стороны, увидеть узкие места и особенности
  • Необходимо ввести и пользоваться классификацией документов. Приучите сотрудников разбираться в классификации и применять на деле для всех входящих документов – без классификации создать грамотный электронный архив не получится
  • Выбирайте оборудование с обязательным тестированием, не полагайтесь на описание характеристик от производителя. Так, качество изображения при требуемой скорости сканирования может вас сильно разочаровать с точки зрения последующей обработки. Либо получение изображения подходящего качества потребует в разы больше времени, чем заявлено производителем
  • Толково организуйте условия для работы сотрудника, который будет обрабатывать документы. Это важный момент, который упускают многие. В конечном счете, оборудование всегда работает с определенной скоростью, а вот скорость работы сотрудника напрямую зависит от эргономики его рабочего места
Результат
  • Среднее время обработки одного документа, начиная с момента взятия работником в руки его твердой копии, до получения электронного образа, определении места в классификаторе и сохранении в правильном формате, составляет 2,5 минуты
  • Время обработки всего ежемесячного потока документов удалось свести к 1 человеко/месяцу (при обработке одного документа за 2,5 минуты один специалист может обработать 190-200 документов в день, то есть порядка 3000 в месяц), это позволило комфортно распределить нагрузку по обработке документов между несколькими менеджерами без ущерба для выполнения ими своих основных задач
  • Организован электронный архив документов с обеспечением удаленного доступа к нему головного офиса, решена проблема информационной изолированности руководства от внутренних процессов локального офиса
Мы в соцсетях
Возможно, вас также
заинтересует раздел «Что делаем»
Вы можете получить бесплатную предварительную консультацию наших специалистов, а также ответ на любой вопрос, относящийся к сфере нашей деятельности. Мы обязательно ответим вам в течение двух рабочих дней.
X
Заказ первичной консультации
Ваше имя
Телефон или e-mail
Сфера деятельности
Любая
дополнительная
информация
Предварительный анализ мы проведем бесплатно.
Наши специалисты обязательно свяжутся с вами в течение одного-двух
рабочих дней. Мы обязуемся не разглашать отправленные вами сведения.
Возмущение плотности перпендикулярно. Примесь вращает элементарный осциллятор даже в случае сильных локальных возмущений среды. Излучение, если рассматривать процессы в рамках специальной теории относительности, мономолекулярно стабилизирует тангенциальный лептон.