Согласитесь, это довольно заезженный ответ на вопрос «профессионального» секретаря: «Как вас представить?»
Сколько раз вы слышали подобный? Несомненно много. Более того, можете ли вы быть уверены, что ваш собственный секретарь не страдает тем же? И самое печальное, что, скорее всего, это лишь «верхушка пирамиды» его профессионализма. Действительно, случалось ли вам вдруг ясно осознать, что ваш офис-менеджер это далеко не профессионал, а тот самый пустой бесполезный чемодан без ручки, который и нести тяжело, и выкинуть жалко. Человек, который забыл или даже вовсе не знал о главной цели своего прибывания в компании — решать проблемы офиса, а не создавать новые.
Не зря, наверное, сейчас эту должность принято называть офис-менеджер, то есть управляющий офисом. Но как ее не назови, офис-менеджер сродни хорошей хозяйке в доме — ее труд не заметен, пока она есть. Но без нее, или если она все-таки не стала хорошей хозяйкой, механизм домашнего быта приходит в негодность, наступает хаос, проблемы начинают валиться и обрастать новыми по принципу снежного кома.
То, что административный персонал все-таки должен быть умным в наше время согласятся все. Однако кроме знаний и ума офис-менеджер должен обладать определенными чертами характера, психотипом и, если хотите — убеждениями. Потому его поиск — дело вовсе не такое легкое, как может показаться на первый взгляд.

Ситуация

Девелоперская компания долгое время не могла найти специалиста на вакансию «Администратор офиса». Вплоть до того, что поиски нужного специалиста затянулись на не один и не два месяца, речь шла о годе провальных поисков. В течение этого времени сменилось несколько претендентов, но ни один из них не смог стать «тем самым администратором». Проблема поисков сидела в провальном квалификационном отборе, в процессе которого происходила неверная оценка нужных навыков и качеств

Решение

Специалисты Roivix:

• опросили главных постановщиков задач будущему сотруднику на предмет его необходимых ключевых параметров (знаний, навыков, черт характера) и провели их ранжирование на основании оценок, полученных от постановщиков задач
• разработали набор кейсов и заданий, моделирующих реальные рабочие ситуации, для оценки профессионального уровня и требуемых характеристик претендентов
• оценили всех претендентов по идентичной схеме предлагаемых кейсов и заданий
• благодаря единому подходу к оцениванию вывели сравнимые оценки претендентов по ключевым параметрам
• для объективности сопоставили полученные результаты с аналогичными показателями лучших специалистов на рынке (техника бенчмаркинг)

На заметку

• На собеседовании необходимо оценивать реальное поведение, слова же просто брать во внимание. Только воссоздание реальной жизненной ситуации позволит увидеть настоящие реакции и действия претендента. Фальшивые социально ожидаемые ответы, которые зачастую могут встречаться при обычном словесном интервью практической пользы не приносят
• При даче задания требуйте от претендента именно выполнения, а не описания своих действий «как он будет поступать в таком случае». При словесном описании у претендента будет время подумать и просчитать шаги, в реальной жизни такая возможность может не представиться. В конце концов в процессе описания своих действий у претендента есть возможность оценить вашу реакцию по выражению лица, мимике, что позволит ему играть дальнейшим развитием ситуации
• Создавая задания и кейсы, владейте полной информацией по вопросу. Это касается как технических деталей задачи и ее подноготной, так и правильных ожидаемых вами реакций в каждом из заданий. Не владея полной информацией, вы не сможете различить правду и вымысел в поведении и ответах на собеседовании
• Не оглашайте весь список заданий в самом начале, самую правдивую реакцию вы получите в ситуации внезапности