Вы знаете, как работает ваш бизнес? Как выполняются отдельные задачи, как обмениваются информацией сотрудики? Если вы скажете «Конечно, да!» — позвольте вам не поверить. Практика показывает, что многие руководители сильно удивляются, когда узнают, как же на самоме деле решаются поставленные задачи, выполняются заказы, проводятся сделки. Еще хуже то, что разные сотрудники по разному делают одну и ту же работу. Узнайте, как описание бизнес-процессов помогает решить эту проблему
Ситуация
Хотя компания, предоставляющая транспортные услуги, постоянно развивается, ее бизнес-процессы кажутся сложившимися и устойчивыми. А прекрасный коллектив и ответственные, «болеющие за дело» сотрудники создают у руководства впечатление, что всем все понятно. Тем более неожиданным были результаты предварительного обсуждения требований к программе для автоматизации ключевых бизнес-процессов. Оказалось, что у каждого сотрудника свое представление о том, как обрабатываются заказы. Причем эти представления очень далеки от ожиданий руководителей — создателей компании. Было принято решение задокументировать бизнес-процессы «как есть».
Решение
Специалисты Roivix:
- провели:
- сессии совместного изучения бизнес-процессов (по собственной методике) с вовлечением всех участников анализируемых процессов, в том числе — руководства компании
- индивидуальные интервью с экспертами — участниками процессов
- задокументировали полученную информацию:
- в виде моделей в нотации EPC
- в текстовой форме, с применением подходов описания сценариев — Use Case
- провели циклы «автор-читатель» для согласования описаний с мнением экспертов
- организовали согласование мнений экспертов по выявленным противоречиям между ними
На заметку
- цель описания бизнес-процессов не только (и даже не столько) создать руководство к действию, инструкцию. Важнее создать у всех участников процесса и руководства одинаковое представление о порядке его выполнения
- если бизнес-процессы не документированы, зачастую в течение непродолжительного (до нескольких месяцев) времени они начнут выполняться не так, как было задумано изначально
- описывая бизнес-процессы, необходимо использовать и графические модели, и текстовые описания. Разные люди воспринимают информацию по-разному. Комбинирование различных методов описания позволяет всем участникам процесса получить как можно более полную картину