Сколько времени у вас занимает внутреннее согласование серьезного документа, такого, например, как договор? Неделю, месяц? Всегда ли этот срок объективно оправдан и довольны ли вы результатами?
Бывало такое, что финальная версия важного документа терялась в долгой череде согласований, и вам доводилось играть в детектива, «искать концы» – кто же последний смотрел документ, куда он его дел и почему вовремя не передал?
Единолично править документы в режиме редактирования дело не хитрое. Вопрос – как сохранить историю редактирования? А что если нужно, чтобы документ поправило несколько человек, не один-два, а три и более, да еще и в сжатые сроки. Как же не заблудиться в бесконечных версиях документа и провести экспертизу быстро и слажено?

Ситуация

Украинская компания, занимающаяся предоставлением услуг, имеет дело со множеством договоров, как типовых, так и не типичных, составленных под особого клиента. В экспертизу таких договоров, как правило, помимо юриста вовлечено несколько специалистов разного профиля, каждый из которых должен откорректировать пункты договора по своему профилю. Часто комментариев и правок бывало такое количество, что документ становился «цветным» от исправлений.

На каком-то этапе очередной эксперт мог принять все правки, после чего отследить авторство ранних правок было уже не возможно. Обмен откорректированными версиями происходил по электронной почте. Часто версия документа могла надолго зависать в почте у одного из экспертов, по причине того, что он банально не заметил письма, либо письмо попало в папку, которую тот подолгу не проверял. Экспертиза договоров, как правило, доводилась до конца уже в горящие сроки по принципу «нужно было на вчера». Это не позволяло компании быстро и оперативно подписывать договора с клиентами, начало сотрудничества затягивалось. Иногда такой подход стоил компании прибыли, поскольку клиент предпочитал более расторопного поставщика и отказывался от сотрудничества.

Решение

Специалисты Roivix:

• Разработали процессы согласования документов: в зависимости от специфики договоров были созданы экспертные группы и типовые сценарии экспертизы договоров
• Подобрали программное обеспечение для автоматизации процесса экспертизы документов, в выбранном обеспечении реализовали и настроили:
  • типовые процессы экспертизы документов
  • связь с электронным архивом документов компании
  • механизмы быстрого поиска и отбора документов, связанных с экспертизой
  • права доступа и протоколирование действий пользователей
  • возможность мониторинга за состоянием экспертизы документа
  • информирование участников экспертизы о новых задачах, а также о состоянии уже запущенных на экспертизу документов

На заметку

• Не пытайтесь подогнать ваши процессы под «стандартные». Знать типовые подходы и принципы для построения процессов экспертизы необходимо, однако это лишь инструмент для правильной разработки собственных процессов
• До того как приступить к автоматизации, начните с главного – проанализируйте и задокументируйте порядок экспертизы, уже существующий в компании, определите группы экспертов и очередность экспертизы, при необходимости составьте схему – именно этот порядок вам предстоит автоматизировать
• Экспертиза должна быть контролируемым и конечным процессом, самое главное - у каждой экспертизы должен быть один ответственный за ее результат и выполнение в рамках сроков, так как если процесс контролируют многие – его не контролирует никто
• Обучайте новых сотрудников автоматизированному процессу экспертизы; не полагайтесь на то, что сотрудник со временем научится всему сам. Он, конечно, научится, вот только вопрос, сколько он допустит при этом ошибок и насколько критичными они будут. Лучше предупредить последствия и проводить обучение организованно для приходящих новичков
• С момента перехода к автоматизированной экспертизе необходимо назначить сотрудника, который будет контролировать правильность выполнения всех настроенных процессов остальными сотрудниками, следить за соответствием сути процесса его реализации