Вам знакомо неприятное ощущение, возникающее у руководителя, который понял, что к плановому сроку задача выполнена не будет? «Особо опытные» менеджеры даже считают нормальным не укладываться в сроки. Мол, «это же жизнь, всего не предусмотришь». Предусмотреть всего, наверное, действительно невозможно, но вот существенно повысить точность плановых оценок — можно, посмотрите сами.
Ситуация
Руководство компании, управляющей инвестиционными проектами, считает одним из конкуретных преимуществ оперативность подготовки и реализации проектов. Однако на практике нередки срывы сроков. Задержки кажутся совершенно необоснованными, возникают претензии к сотрудникам. Помочь эффективнее использовать рабочее время и профессиональные возможности сотрудников должна автоматизация планирования и совместной работы.
Решение
Специалисты Roivix:
- изучили специфику проектов, которые ведет компания, и особенности управления ими
- подобрали программное обеспечение, позволяющее:
- планировать сложные проекты
- ставить задачи сотрудникам
- собирать информацию о ходе выполнения отдельных задач и проектов в целом
- настроили выбранное ПО — MS Project Professional и MS Project Server — под особенности работы заказчика
- предложили изменить технологию управления, а именно:
- планировать не только проекты, но и внутренние процессы компании
- при разработке планов проводить балансировку ресурсов
- сотрудникам ежедневно отчитываться о ходе задач и своих трудозатратах на их выполнение
- руководителям проектов и процессов еженедельно анализировать ход работ, корректировать плановые сроки и трудозатраты
- ежемесячно уточнять и ежеквартально пересматривать планы
- обеспечили методологическую поддержку руководителей проектов и процессов при планировании
На заметку
- некоторые ошибки, которые делают руководители при планировании:
- не учитывают обязательные (отпуска) и вероятные (болезни, отгулы) уменьшения фонда рабочего времени
- очень оптимистично оценивают сроки выполнения задач, связанные с задействованием внешних контрагентов (поставщиков, подрядчиков), особенно — государственных организаций
- допускают участие одного и того же сотрудника в разных проектах и процессах так, что его плановая загрузка иной раз превышает 24 часа в день
- слабо детализируют планы, ставя отдельные задачи с очень большими плановыми трудозатратами, тем самым провоцируя синдром студента
- вместо того, чтобы создавать запасы времени на выполнение каждой задачи, лучше создавать запасы времени на группы задач и проект в целом
- почти невозможно организовать эффективное планирование, не используя современные информационные системы
- не стоит при выравнивании загрузки ресурсов полагаться только на возможности информационной системы. Лучше использовать ее как инструмент помощи в анализе, и самостоятельно анализировать все ситуации перегрузки и простоев ресурсов